個人情報管理ルール

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第１条（目的）
本ルールは、当団体における個人情報の適切な管理・運用を目的とし、個人情報保護法および関連法令・ガイドラインを遵守するための具体的な手順を定める。
 

第２条（適用範囲）
本ルールは、事務局員および個人情報を取り扱う全ての関係者に適用される。

第３条（個人情報保護管理者）
名簿担当を個人情報保護管理者とし、個人情報保護に関する責任を負う。
名簿担当は、個人情報の適切な管理・運用に関する指導・監督を行う。
 

第４条（個人情報の取得・利用）
個人情報の取得は、利用目的を明確にし、必要最小限の範囲で行う。
取得に使用するのは入会フォーム、演奏会参加者募集フォームのみとする。
フォームまたはフォームを通知する媒体には、利用目的を明記することとする。
個人情報の利用は、事前に通知または公表した利用目的の範囲内で行う。
個人情報を取得する際は、原則として本人から直接取得し、同意を得る。
現役生（未成年者）からは個人情報を取得しない。
 

第５条（個人情報の保管・管理）
個人情報は、OG会事務局の管理するクラウドでパスワードをかけて保管する。出力使用、データの複製は禁止とする。やむなく出力する場合は、事務局スタッフ複数人での確認のもと使用し、使用後はシュレッダー処理で消去する。
名簿担当交代の際は、必ず旧担当者が残り、新担当者が正しく個人情報を扱えているかどうか一定期間管理・監督する。
アクセス権限の譲渡は、事務局スタッフ以外には認められない。
個人情報の保管期間は無期限とする。ただし、オプトアウトの申告があった場合を除く。
オプトアウトの申告があった場合は、個人情報を名簿から消去する。

第６条（個人情報の第三者提供）
個人情報を第三者に提供する場合は、事前に本人の同意を得る。
上記の項目は、法令に基づく場合、または人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合で、本人の同意を得ることが困難な場合を除く。

第７条（個人情報の開示・訂正・利用停止等）
本人から個人情報の開示・訂正・利用停止・削除（オプトアウト）等の請求があった場合は、速やかに対応する。
請求の際は、本人確認を行い、請求内容を確認する。
開示・訂正・利用停止等の結果は、本人に通知する。
 

第８条（教育・研修）
事務局員は着任時、本資料を読み込むこととする。
個人情報保護に関するミス・ヒヤリハットの事例があれば、総会にて共有する。

第９条（監査）
名簿担当者は、定期的に個人情報の管理状況を監査する。
 

第１０条（事故発生時の対応）
個人情報の漏洩、滅失、毀損等の事故が発生した場合は、速やかにOG会事務局スタッフ内に通達する。
名簿担当は、事実関係を調査し、二次被害防止のための措置を講じる。
必要に応じて、本人への通知、関係機関への報告、事実の公表等を行う。
事故の経緯および対応状況は、記録として残す。
故意に個人情報の漏洩、滅失、毀損等を発生させた者については、OG会の会員資格を永久に失うものとする。

第１１条（見直し）
本ルールは、定期的に見直しを行い、必要に応じて改訂する。
 

付則
・本ルールは、2025年5月から施行する。
・個人情報管理台帳の作成
　名簿のタブに個人場管理台帳を作成し、以下の項目を記録・管理する。
　　…開示・訂正・利用停止等の請求および対応状況
　　…廃棄・消去日

　　…その他必要な事項
・その他
　個人情報保護に関する問い合わせをメールにて受けつけ、会員からの問い合わせに対応できるようにする。
　個人情報保護に関する規程やルールを、会員がいつでも閲覧できるようにする。